Location de salle des fêtes : photos datées de l'état à l'arrivée et au départ

Par l'équipe SOS Preuve · mis à jour le 6 novembre 2026

Au départ, on vous annonce des dégradations que vous n'avez pas faites, et la caution est retenue. À montrer d'abord : la salle vide telle que vous la recevez, cuisine et sanitaires compris. SOS Preuve fait dater chaque fichier par un tiers indépendant, par horodatage qualifié eIDAS, et la moindre retouche se voit.

Le problème concret

Vendredi, dix-sept heures. Le gestionnaire vous ouvre une salle des fêtes que vous avez réservée pour un anniversaire. Il passe en revue la feuille d'état des lieux, coche quelques cases, vous donne les clés. Le samedi, soixante personnes, une cuisine qui tourne, de la vaisselle qui sort des étagères. Le dimanche, le gestionnaire repasse : un carreau fêlé aux sanitaires, une marque sur le mur, des assiettes en moins. Il parle de la caution. Vous êtes sûr que le carreau était déjà fêlé. Vous ne pouvez pas le montrer.

Ce qui rend la situation ingrate : la salle sert à tout le monde, et vous n'en êtes que le dernier occupant. Une vieille salle a toujours des défauts, mais personne ne les a listés au moment de la remise des clés, ni dans la cuisine, où le four, la chambre froide et les plaques se discutent le plus, ni dans les sanitaires. Le seul moment où l'on peut fixer l'état de la salle, c'est avant d'installer quoi que ce soit, puis une seconde fois au départ.

Une simple photo suffit-elle ?

Une photo d'un mur ou d'un sol garde de la valeur. Prise un soir de fête, dans une salle encombrée, elle montre un coin de pièce qui ressemble à tous les autres : rien ne la rattache à ce week-end-là, et on peut dire qu'elle date d'une location précédente, ou d'après la vôtre. Une photo isolée se perd aussi dans la galerie d'un téléphone qui a pris cent images de la soirée.

La date, l'heure, la position et l'appareil que porte une photo sont déclarés par le téléphone et se modifient. Ce qui se constate, c'est l'empreinte numérique (SHA-256) du fichier, calculée à son arrivée : au moindre pixel changé, elle ne correspond plus. Associée à une date posée par un tiers indépendant, elle permet de vérifier que le fichier existait à cette date, tel quel. Le détail est sur la page de la preuve.

Que filmer, dans l'ordre, en arrivant dans la salle ?

1. Étape 1Avant d'installer quoi que ce soit : photographiez la feuille d'état des lieux et la liste du matériel, page par page, sans que votre nom ni votre adresse restent lisibles. Ce que vous voyez et qui n'y figure pas, notez-le dessus avant de signer.
2. Étape 2Le tour de la salle : ouvrez SOS Preuve dans le navigateur du téléphone, sans application. Le dossier coûte 4,90 €, payé une fois avant la première photo : réglez-le sur place, juste avant de filmer. Un dossier contient 15 photos ou vidéos, dont 3 vidéos de 2 minutes. Filmez lentement l'entrée, les sols, les murs, les vitres, les portes et l'éclairage, puis levez le téléphone vers le plafond depuis le sol.
3. Étape 3Les sanitaires : cuvettes, lavabos, robinets, carrelage, distributeurs, dans la même vidéo que la salle, de près là où quelque chose est fêlé, taché ou cassé.
4. Étape 4La cuisine : une vidéo à part, de l'évier au plan de travail, puis l'intérieur du four, la chambre froide portes ouvertes, les plaques éteintes, le réfrigérateur, le lave-vaisselle. Sans toucher ni au gaz ni au tableau électrique.
5. Étape 5Le matériel : les tables, les chaises, les étagères de vaisselle et, s'il y en a, la scène et la sono, en vue d'ensemble, puis de près ce qui est déjà ébréché, rayé ou taché, avec une pièce à côté pour l'échelle.
6. Étape 6Les clés : photographiez les clés remises, comptées, posées sur une table. Si le gestionnaire est là, dites-lui que vous documentez l'arrivée : il peut ajouter ce qu'il voit.
7. Étape 7Au départ, avant de rendre les clés : refaites le même tour, dans le même ordre, dans un second dossier, avec la salle telle que vous la laissez, avant que le gestionnaire n'entre. Les deux passages se comparent image à image.

SOS Preuve apporte l'une de ces pièces : les photos et vidéos datées. Le contrat de location, la feuille d'état des lieux et vos échanges écrits restent les pièces de la location.

Comment SOS Preuve peut aider dans ce cas ?

Depuis le navigateur du téléphone, sans application ni compte : une fois le dossier réglé, l'appareil photo s'ouvre, sans passer par la galerie — la photo ou la vidéo naît dans ce parcours-là.

Chaque fichier reçoit une empreinte SHA-256 à son arrivée sur nos serveurs, puis une date apposée par un tiers indépendant, quelle que soit l'heure de votre téléphone. Le dossier récupéré contient les fichiers d'origine, un PDF en français courant, et de quoi vérifier fichier et date sans passer par nous. Une location de salle demande deux passages — l'arrivée et le départ —, donc deux dossiers réglés séparément. Un dossier réunit 15 photos ou vidéos, dont 3 vidéos de 2 minutes : une vidéo pour la salle et les sanitaires, une pour la cuisine, une pour le matériel, puis des photos de près.

Que permet d'établir la preuve ?

Une photo ou une vidéo scellée par SOS Preuve permet d'établir qu'à une date précise, un fichier montrant tel état d'une salle existait déjà sous cette forme exacte et n'a pas été modifié depuis. Elle ne dit rien de plus.

• Elle n'établit pas ce qui s'est passé pendant la fête : elle montre deux états, à deux dates, et rien entre les deux.
• Elle ne dit pas qui a abîmé quoi : un carreau fêlé le dimanche peut l'avoir été par un invité, par la fête précédente ou par l'usure.
• Elle ne dit pas si un nettoyage est « suffisant » : elle montre l'aspect de la cuisine et des sanitaires que vous laissez, pas ce que le gestionnaire en pensera.
• Elle ne montre que ce qui se voit : l'intérieur d'un mur, un défaut d'installation ou une panne ne sont pas à l'image.
• Elle ne décide pas de ce que le gestionnaire ou un assureur acceptera : elle s'ajoute au contrat et à la feuille d'état des lieux.

Exemple concret

Comment prendre de bonnes photos ou vidéos ?

• Filmez la salle d'un geste lent, de l'entrée vers le fond, puis levez le téléphone vers le plafond depuis le sol, sans monter sur rien.
• Allumez toutes les lumières de la salle avant de filmer : les défauts se voient mieux en pleine lumière.
• Photographiez de près chaque défaut avec un objet à côté pour l'échelle : une pièce, un bout de ruban.
• Ouvrez les portes du four et de la chambre froide, sans rien déplacer, et filmez l'intérieur.
• Gardez la feuille signée lisible, sans que votre nom ni votre adresse n'apparaissent.
• Cadrez la salle et son matériel, pas les personnes.

Quelle est la valeur juridique de ces éléments ?

Une photo ou une vidéo datée et scellée par un tiers indépendant peut contribuer à établir qu'un état constaté existait à une date donnée et n'a pas été modifié depuis. Ce fichier daté peut être versé au dossier remis au gestionnaire de la salle, à une association ou à un assureur — l'appréciation de sa portée revient à celui qui l'examine.

Ce que nous apportons se vérifie par n'importe qui : l'empreinte de chaque fichier, sa date apposée par un tiers indépendant, et de quoi contrôler les deux sans passer par nous.

Documenter la salle avant la fête

Envoyer cette page à quelqu'un

À un proche qui organise une fête, ou à quelqu'un qui loue une salle ce week-end.

WhatsApp SMS Email Facebook LinkedIn X