Comment prouver l'état d'un lot de pièces avant son expédition au client ?

Par l'équipe SOS Preuve · mis à jour le 3 novembre 2026

Le client refuse des pièces qu'il a déjà chez lui, et personne ne peut plus dire dans quel état elles sont parties. À montrer d'abord : le lot à la sortie de l'atelier — l'étiquette, la cote lue, l'emballage. SOS Preuve fait dater chaque fichier par un tiers indépendant, par horodatage qualifié eIDAS, et la moindre retouche se voit.

Le problème concret

Vous fabriquez des pièces pour un donneur d'ordre : usinées, découpées, injectées, assemblées. Le lot part le vendredi ; le mardi suivant, un mail vous annonce que des pièces sont hors cote, ou rayées, ou que le lot est incomplet. Le client les a chez lui, vous ne les avez plus : chacun parle d'un lot que l'autre ne voit pas. Était-il parti conforme ? Était-il correctement calé ? Les pièces ont-elles été manipulées chez le client, ou pendant le trajet ?

La discussion se tient presque toujours après l'expédition, à distance, sur la foi de ce que chacun a gardé. Ce qui manque à l'atelier, c'est une image datée du lot à la sortie, que ni lui ni son client n'a réglée — et qui se prend avant l'envoi, pas après.

Une simple photo suffit-elle ?

Une photo du lot garde de la valeur, mais une palette de pièces ressemble à une autre, une cote lue sur un instrument se photographie sur n'importe quelle pièce, et celle de votre système qualité porte la date de votre système, que votre client n'a pas de raison de croire.

La date, l'heure, la position et l'appareil que porte une photo sont déclarés par le téléphone et se modifient. Ce qui se constate, c'est l'empreinte numérique (SHA-256) du fichier, calculée à son arrivée : au moindre pixel changé, elle ne correspond plus. Associée à une date posée par un tiers indépendant, elle permet de vérifier que ce fichier existait à cette date, tel quel. Le détail est sur la page de la preuve.

Que photographier, dans l'ordre, pour un lot qui part chez le client ?

1. Étape 1Le lot terminé : ouvrez SOS Preuve et filmez le lot en vue d'ensemble, puis l'étiquette de traçabilité — référence, numéro de lot, quantité — lisible, dans le cadre avec le lot.
2. Étape 2Au poste de contrôle : une ou deux pièces en gros plan avec l'instrument de mesure et la cote lisible à l'écran ou sur le cadran, et le gabarit s'il y en a un.
3. Étape 3Si une pièce est écartée : la pièce, son défaut de près, et le bac où elle est rangée, étiquetée.
4. Étape 4L'emballage : le lot calé et emballé, couche par couche si l'emballage s'ouvre, puis la palette fermée, film posé, avec son étiquette.
5. Étape 5Le bon de livraison : photographié avec la palette, référence et quantité lisibles à côté de l'étiquette.
6. Étape 6Au chargement : la palette sur le quai, chargée ou prête à l'être, depuis une zone dégagée et à distance de la manœuvre.
7. Étape 7Si le lot revient : filmez l'ouverture du colis retour sans rien déplacer, puis chaque pièce signalée, avant d'en parler au client. Rangez l'archive avec votre rapport de contrôle.

SOS Preuve apporte l'une de ces pièces : les photos et vidéos datées. Le rapport de contrôle, le certificat de conformité et le bon de livraison restent vos pièces de qualité.

Comment SOS Preuve peut aider dans ce cas ?

Depuis le navigateur du téléphone, sans application ni compte : un dossier par lot ou par commande sensible, ouvert depuis l'espace de l'entreprise par celui qui contrôle ou expédie.

Chaque fichier reçoit une empreinte SHA-256 calculée à son arrivée sur nos serveurs, puis une date apposée par un tiers indépendant. Un dossier accepte jusqu'à 100 photos ou vidéos : une pièce montée pour un lot qui peut se discuter, pas un registre de production.

Que permet d'établir la preuve ?

Une photo ou une vidéo scellée par SOS Preuve permet d'établir qu'à une date précise, un fichier montrant tel état d'un lot, d'une étiquette ou d'un instrument existait déjà sous cette forme exacte et n'a pas été modifié depuis. Elle ne dit rien de plus.

• Elle n'établit pas la conformité d'une pièce à son plan : elle montre la pièce et la valeur affichée par l'instrument, à une date. La mesure, son étalonnage et le contrôle restent à l'atelier.
• Elle ne dit pas ce qui s'est passé après le départ : le transport, la réception et le stockage chez le client lui échappent.
• Elle ne montre pas toutes les pièces : un lot entier ne se filme pas pièce par pièce, et l'image d'une pièce ne dit rien de la suivante.
• Elle ne remplace pas le rapport de contrôle, le certificat de conformité ni le bon de livraison.

Exemple concret

Comment prendre de bonnes photos ou vidéos ?

Quelle est la valeur juridique de ces éléments ?

Une photo ou une vidéo datée et scellée par un tiers indépendant peut contribuer à établir qu'un état constaté existait à une date donnée et n'a pas été modifié depuis. Ce constat peut être versé à un dossier transmis à un donneur d'ordre, à un transporteur ou à un assureur — l'appréciation de sa portée reste propre au contexte et à qui l'examine.

Ce que nous apportons se vérifie par n'importe qui : l'empreinte de chaque fichier, sa date apposée par un tiers indépendant, et de quoi contrôler les deux sans passer par nous. Le client contrôle ainsi l'étiquette et la cote sans passer par votre système qualité.

Dater ce lot maintenant

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À votre responsable qualité, ou à un atelier qui expédie chez des donneurs d'ordre.

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